Bu yazımızda hasta kayıtlarının ne kadar süre ile saklanması gerektiği sorusuna yanıt vermeye çalışacağız. Zira teşhis, tedavi veya acil sağlık hizmeti ihtiyacı sebebiyle, sağlık kuruluşuna yapılan her başvuruda hasta kaydı tutulması ve saklanması, hizmeti sunan ister kamu ister üniversite ister özel sağlık kurumu olsun bir yükümlülüktür. Bu zorunluluğun temeli 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu’nun 3/f hükmünde; “Herkesin sağlık durumunun takip edilebilmesi ve sağlık hizmetlerinin daha etkin ve hızlı şekilde yürütülmesi maksadıyla, Sağlık Bakanlığı ve bağlı kuruluşlarınca gerekli kayıt ve bildirim sistemi kurulur...” Şeklinde bir düzenlemeyle ortaya konmaktadır.
Tıbbi kayıtların arşiv süreleri konusunda mevzuatımızda oldukça karışık ve farklı düzenlemeler mevcuttur. Tıbbi kayıtların arşiv süreleri farklı mevzuatlar ışığında irdelemek gerekirse:
Adli Vak’alara İlişkin Kayıtların Arşiv Süresi
Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbî Kayıt Ve Arşiv Hizmetleri Yönergesinde; Sağlık Bakanlığı’na bağlı tüm yataklı tedavi kurumlarındaki tıbbî kayıtların arşivi, tasnif ve muhafaza sistemine ilişkin esaslar belirlenmektir. İlgili yönergenin “Adli vak’alara ilişkin kayıtların muhafazası” başlıklı 15.maddesinde; ” Adli vak’alara ilişkin tüm tahlil, tetkik sonuçları ile her türlü kayıt, dokümanlar ve hasta dosyalarının en az yirmi yıl süreyle yataklı tedavi kurumunun arşivinde muhafazası zorunludur.” şeklinde bir düzenleme görmekteyiz. Ancak bu düzenleme de tek başına kayıt tutma yükümlülüğü kapsamında hasta kayıtlarını ne kadar süre ile arşivlenmesi gerektiği sorusuna yeterli yanıtı vermemektedir.
Özel Hastanelerin Tıbbi Kayıtları Saklama Süresi
Özel Hastanelerin tıbbi arşiv sürelerine ilişkin düzenleye baktığımızda; Özel Hastaneler Yönetmeliği’nin 49 maddesinde yer alan; “Tıbbî Arşiv ve Bakanlığa Yapılacak Bildirimler” başlıklı hüküm dikkati çekmektedir. Buna göre; Özel hastanelerde, muayene, teşhis ve tedavi amacıyla başvuran hasta, yaralı, acil ve adli vakalar ile ilgili olarak yapılan tıbbî ve idari işlemlere ilişkin kayıtların, denetim ve adli mercilerce her istenildiğinde hazır bulundurulması amacıyla tıbbî arşiv merkezi kurulması zorunludur.
Özel hastanede tutulan hasta dosyaları, en az yirmi yıl süre ile saklanır. Faaliyeti sona eren özel hastanelerin arşiv belgeleri, bir tutanağa bağlanarak müdürlüğe teslim edilir.” Şeklinde olup 20 yıl saklama yükümlüğü mevcuttur.
Kamu Hastanelerinde Tıbbi Kayıt Saklama Süresi
Kamu ve Üniversite Hastaneleri için düzenlemeye baktığımızda Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğine uygun sürelerin göz önünde bulundurulduğunu görüyoruz. Devlet Arşiv hizmetleri hakkında çıkarılan yönetmeliğe göre tıbbi kayıtlar ve hasta dosyaları arşiv malzemesi sayılmaktadır.
Birim ve Kurum Arşivleri başlıklı 6 maddede; Kurum, belirli bir süre saklayacağı arşivlik malzeme için “Birim Arşivleri”, daha uzun bir süre saklayacağı arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için “Kurum Arşivi”ni kurar.
Kurum elinde bulunan arşivlik malzeme Birim Arşivlerinde 1-5 yıl süreyle, arşiv malzemesi ise Kurum Arşivinde 10-14 yıl süreyle saklanır.” hükmü mevcuttur.
Tıbbi Kayıt Türüne Göre Saklama Süreleri
Sağlık Bakanlığı Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü’nün internet sitesinde yayınlanan arşiv yönetmeliği ve ekindeki Yataklı ve Yataksız Tedavi Kurumlarında Yapılan Tespit Ve Değerlendirme Raporunda tıbbi kayıt türlerine göre farklı arşiv süreleri belirtmiştir. Örneğin; hasta yatış, kayıt, takip ve taburculuk defterleri için 20 yıl, anestezi formları, yoğun bakım defteri, acil defteri, laboratuvar ve biyokimya tetkik defteri ile bebek tedavi defterleri için 10 yıl arşiv süresi öngörülmüşken, Ex bebek teslim defteri için 30 yıl, çocuk kayıt kartı için 15 yıl, enjeksiyon defteri için 2 yıl psikolojik görüşme kartı için 5 yıl gibi farklı saklama süreleri belirlenmiştir.
Üniversite Hastanelerinde Tıbbı Kayıt Saklama Süreleri
Üniversite Hastaneleri için düzenlemeye baktığımızda yine Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğine göre arşiv sürelerinin belirlendiğini görüyoruz. Sağlık Bakanlığı’nın sitesinde yer alan oldukça detaylı listeden örnek olarak sunmak gerekirse; hasta dosyası, ameliyat defterleri, tüp bebek ve doğum defterleri, film dosyaları, transplantasyon dosyaları ve adli rapor dosyalarının 100 yıl süre ile kurumda saklanması, poliklinik kayıt defterleri, amniyosentez, kordosentez gibi invaziv girişim defteri ve mortalite defterlerinin 5 yıl birim 25 yıl kurum arşivinde saklanması, konsey kararları, ex bebek dosyası, radyoterapi dosyası, EEG, EMG dosyaları ve patoloji raporlarının 50 yıl , önemli ve özellikli hastalıklarla ait preparatlar ve Parafin blokların ise süresiz olarak saklanması gerektiği belirtilmiştir. Dolayısıyla üniversite hastanelerinde arşiv sürelerinin oldukça uzun olduğunu görmekteyiz.
Acil Sağlık Hizmetleri Ses Kayıtları Saklama Süresi
11.05.2000 tarihinde yürürlüğe giren “Acil Sağlık Hizmetler Yönetmeliği’nde acil sağlık hizmetlerine ilişkin kayıtların saklanması düzenlenmiştir. İlgili yönetmeliğin “Kayıtların Saklanması Ve Arşiv” başlıklı 34. maddede;” Sunulan hizmet ile ilgili kayıtlar, ilgili mevzuat hükümlerine göre muhafaza edilir. Var ise, bütün ses kayıtları üç ay süre ile saklanır. Bu süre sonunda herhangi bir başvuru olmaz ise kayıt silinir. Seslerin kaydedilemediği veya kayıtların muhafaza edilemediği durumlarda yazılı kayıtlardan yararlanılır. “Şeklinde ve ses kayıtlarının muhafazasına dair süre mevcuttur.
Radyoloji Kayıtları Saklama Süresi
Radyoloji, Radiyom ve Elektrikle Tedavi ve Diğer Fizyoterapi Müesseseleri Hakkında Kanun’un 6. maddesinde; müşahede kağıtlarının en az üç sene muhafaza edilmesi gerektiğine ilişkin bir başka düzenleme yer almaktadır.
Sadece Dijital Ortamda Kayıt Tutulabilmesi
Hasta kayıtların arşivlenmesinde en önemli konu; saklama mekânı ve büyük sayılardaki belgelerin uzun arşiv süreleri içinde güvenli şekilde muhafazası sorunudur. Ancak 06.11.2001 tarihinde Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesinin Ek 1 inci maddesinde değişikle “Kurumlarda kağıt üzerinde tutulan, kurum dışına çıkmayan ve hukuken ıslak imza gerektirmeyen poliklinik defterleri, laboratuvar defterleri, yatan hasta takip kartları, anamnez formları, tedavi takip kartları gibi sağlık kayıtları ve belgeleri, lüzumu halinde istenilen içerik ve formatta çıktıları alınacak şekilde olmak şartıyla, elektronik imza uygulamaları yaygınlaşana kadar, belirlenen standart ve kurallar çerçevesinde gerekli yedekleme ve güvenlik önlemleri alınarak yapılandırılan kurumlar sadece elektronik ortamda tutabilir, iş ve işlemler bu ortamda gerçekleştirilebilir.” şeklinde düzenlenme ile bir nebze çözülmüş olmakla birlikte bu kez elektronik ortamda verilerin korunmasına yönelik protokollerin önemi gündem gelmektedir.
Ayakta Teşhis ve Tedavi Yapılan Özel Sağlık Kuruluşları ve Muayenehanelerindeki Tıbbı Kayıtların Arşiv Süreleri
Yukarıda incelediğimiz düzenlemelerde yataklı tedavi kurumu olmayan, ayakta hasta teşhis ve tedavi hizmeti sunan muayenehane hekimlerinin, saklamakla yükümlü olduğu tıbbi kayıtları ne kadar süre ile arşivlemesi gerektiği komsunda açık bir hükme rastlamadık. Ne var ki 09.03.2000 tarihli ve 2008 yılında yürürlükten kaldırılmış olan mülga Ayakta Teşhis ve Tedavi Yapılan Özel Sağlık Kuruluşları Hakkında Yönetmelik’in 53’üncü maddesinde bu husus;” Sağlık kuruluşuna başvuran hastalara yapılan müdahale ve tedaviler, hastalara ait dosya veya kartlara işlenir. Bu kayıtlar, sağlık kuruluşunun arşivinde beş yıl süre ile saklanır. Faaliyeti sona eren sağlık kuruluşu, faaliyeti süresince düzenlenen adli raporları ve adli rapor kayıt defterlerini, protokol defterlerini, teftiş ve denetim defterlerini arşiv ile ilgili mevzuatta belirtilen süre müddetince saklanmak üzere Müdürlüğe devreder” şeklinde açık bir düzenlemeye sahipti. Ancak Ayakta Teşhis ve Tedavi Yapılan Özel Sağlık Kuruluşları Hakkında Yönetmelik 22 kez değişiklik geçirmiş olmakla birlikte yürürlükteki hali ile arşiv süresi konusunda bir de özel bir düzenleme içermemektedir. Ancak en azından malpraktis davalarındaki zaman aşımı sürelerinin göz önünde bulundurulması gerektiğini belirtmek isteriz.
Ayakta tedavide arşiv süresi hakkında açık düzenlemenin önemi, sağlık verisi işleyen ve KVKK gereği 31 Mart 2021 tarihi itibari ile VERBİS sistemine kayıt yaptırmak durumunda olan muayenehane ve özel kliniklerin ne kadar süre ile hasta verilerini arşivledikleri sorusuna yanıt verirken yasal dayanak olması bakımından da önemlidir.
Sonuç olarak;
Tıbbi kayıtlarının gerek hasta gerekse sağlık hizmeti sunanlar açısından çok önemli belgeler olduğu ve arşiv yükümlülüğü bulunduğu tartışmasızken, arşiv sürelerine ilişkin düzenlemenin tek mevzuatta ve net şekilde düzenlenmesi ihtiyacı da açıktır.
Ayrıca hasta kayıtları, hekimler, sağlık çalışanları ve kurumlar açısından sundukları hizmetin tıbbi uygulamanın güncel tıp kurallarına uygunluğunun ispatında neredeyse yegane kanıttır.
Malpraktis iddiasını taşıyan davalarda, hekim savunması açısından önem arz eden “yazmadıysanız yapmadınız” kuralı dışında “yazmazsanız unutursunuz” gerçeğini de hatırlatarak, özenli tutulmayan hasta kayıtlarının savunma zafiyetine neden olduğunu belirtiriz. Bu sebeple tıbbi arşiv yükümlülüğü, sağlık kuruşlarının özenle yerine getirilmesi gereken önemli bir konudur.
Comments